Politique de confidentialité

Chez Ofico Fiduciaire SA, nous nous engageons à protéger vos informations personnelles conformément aux lois et réglementations de protection des données applicables.

L’objectif de cette Politique de confidentialité est de vous indiquer comment Ofico Fiduciaire SA traite vos données personnelles dans le cadre de ses activités en tant que responsable du traitement, que vous soyez un client, un visiteur de notre site web et/ou un candidat dans le cadre d’une postulation chez Ofico Fiduciaire SA.

Nous pouvons apporter des modifications à cette politique à tout moment. Nous vous alerterons en cas de modification importante de cette dernière.

Cadre légal applicable

Les dispositions légales qui nous sont applicables en matière de protection des données personnelles sont la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) du 25 septembre 2020 et son Ordonnance d’application (OPDo) du 31 août 2022.

Pourquoi collectons-nous vos données ?

Nous collectons et traitons vos données personnelles listées ci-dessus aux fins, et sur les bases légales, identifiées suivantes :

Dans le cadre de notre relation contractuelle : afin de fournir les prestations pour lesquelles vous nous avez mandaté.
Sur la base de votre consentement : lorsque celui-ci est requis, nous traitons vos données personnelles sur la base du consentement que vous avez expressément donné.
Pour d’autres motifs : dans certains cas, nous pouvons traiter vos données personnelles pour répondre à une obligation légale ou lorsqu’un intérêt prépondérant le justifie, à condition que vos droits et intérêts ne prévalent pas. Cela inclut, par exemple, la coopération avec les autorités compétentes ou la prévention de fraudes et abus.

Les données personnelles que nous recueillons

Nous recueillons des données personnelles lorsque vous nous les communiquez directement dans le cadre de nos services, lorsque des informations nous sont transmises par des autorités ou des tiers selon les besoins du mandat, ou encore à partir de sources accessibles au public, comme Internet ou les médias, lorsque cela est pertinent.

Les données personnelles que nous recueillons sur vous peuvent ainsi comprendre les éléments suivants :

Si vous êtes client : nous traitons uniquement les données strictement nécessaires à l’exécution de notre contrat. Selon les prestations demandées, cela peut inclure, à titre d’exemple, vos données d’identification et de contact, vos données financières, familiales et professionnelles, ainsi que, lorsque nécessaire pour remplir certaines obligations légales ou fiscales, vos données de santé, vos convictions religieuses ou philosophiques, vos opinions politiques et votre situation sociale ;
Si vous êtes un prospect : les informations que vous nous auriez transmis, cas échéant, et les informations que vous auriez rendu accessibles publiquement ;
Si vous êtes un candidat pour un poste ouvert chez nous : nous traitons les données nécessaires pour évaluer votre aptitude au poste et, le cas échéant, pour préparer l’exécution d’un contrat de travail. Cela inclut vos données d’identification et de contact, votre CV, ainsi que, si nécessaire à un stade avancé de la candidature, un extrait du casier judiciaire ou des informations auprès de vos anciens employeurs. D’autres informations pertinentes peuvent être traitées selon la nature du poste ou l’avancement du processus de recrutement.
Si vous êtes visiteur de notre site web : nous ne collectons aucune donnée personnelle via notre site web, aucun formulaire ni cookie de suivi n’étant utilisé.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou pour répondre à nos obligations légales et réglementaires applicables. Elles sont ensuite supprimées de manière sécurisée.

S’agissant des données personnelles des clients : les dossiers clients sont en principe conservés pendant une durée de 10 ans après la fin de la relation contractuelle, conformément aux obligations légales applicables. Cette durée peut être prolongée jusqu’à 20 ans lorsque des exigences légales ou réglementaires particulières le nécessitent.
S’agissant des données personnelles des candidats : les candidatures non retenues peuvent être conservées pendant une durée maximale de 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat.
S’agissant des données personnelles des prospects : les données peuvent être conservées pendant une durée maximale de 2 ans à compter du dernier contact.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre de la gestion de nos activités, nous faisons potentiellement appel à des tiers et sous-traitants pour nous soutenir dans cette mission. Lorsque nous fournissons des données personnelles à ces tiers, ces derniers ne sont pas autorisés à les utiliser pour quelque raison que ce soit en dehors du cadre pour lequel nous les avons engagés. Pour cela, nous nous assurons que ces tiers appliquent certaines exigences relatives au traitement et à la sécurité de vos données personnelles, notamment par la signature d’accords sur le traitement des données. Si nous obtenons la connaissance que l’un de nos Sous-traitants est en violation de cette politique de confidentialité et/ou des accords en question, nous prendrons les mesures qui s’imposent pour empêcher ou arrêter l’utilisation ou la divulgation non-autorisée de vos données personnelles.

Nous nous réservons également le droit de divulguer vos données personnelles dans les situations suivantes :

lorsque la loi le permet ou l’exige ;
lorsque nous essayons de nous protéger contre ou de prévenir une fraude réelle ou potentielle ;
lorsque nous enquêtons sur une fraude présumée ou qui a déjà eu lieu.

Cependant, nous ne vendons et ne vendrons jamais vos données personnelles.

Transferts internationaux de données personnelles

Vos données personnelles sont traitées et stockées par Ofico Fiduciaire SA exclusivement en Suisse. Nous ne transférons vos données personnelles à l’étranger que si cela est nécessaire à l’exécution de notre contrat pour les clients situés à l’étranger.

Dans le cas où vos données personnelles devaient être traitées en dehors de la Suisse, de l’Union européenne ou d’un pays non reconnu par le Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) comme offrant un niveau de protection adéquat, nous veillerons à ce qu’un mécanisme de protection approuvé par les autorités compétentes soit en place, conformément à l’article 16 de la Loi fédérale sur la protection des données.

Sécurité des données personnelles

Vos données personnelles sont traitées par Ofico Fiduciaire SA de manière confidentielle et sécurisée. À ce titre, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment pour prévenir tout accès, modification, divulgation ou destruction non autorisés.

Dans ce cadre, l’accès à vos données personnelles est strictement limité à nos collaborateurs et sous-traitants autorisés, soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de protection des données.

Par ailleurs, dans le cadre de l’exécution de nos prestations, les échanges de documents et de données confidentielles s’effectuent avec vous via notre environnement sécurisé SharePoint, afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des informations.

La sécurité de vos données personnelles constitue une priorité. Bien qu’un niveau de sécurité absolu ne puisse être garanti, Ofico Fiduciaire SA veille en permanence à maintenir un niveau de protection élevé de vos données.

Vos droits

Conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données, et dans la limite des dispositions légales contraires, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès : vous avez le droit de savoir quelles données nous détenons à votre sujet, dans quel but elles sont utilisées, à qui elles peuvent être communiquées et pendant combien de temps elles sont conservées.
Droit de rectification : vous avez le droit de demander la correction de données inexactes ou incomplètes que nous détenons sur vous ;
Droit de suppression : vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles sous certaines conditions ;
Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de certaines de vos données personnelles ;
Droit à la portabilité : vous avez la possibilité d’obtenir une copie de certaines de vos données personnelles dans un format informatique structuré ;
Droit de retrait du consentement : vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de certaines de vos données personnelles dans la mesure où la collecte des données concernées est fondée sur votre consentement ;
Droit de ne pas être soumis à une décision individuelle automatisée (prise de décision sans intervention humaine). A noter que la prise de décision automatisée n’a actuellement pas lieu dans nos services.

Exercer vos droits et nous contacter

Pour exercer vos droits concernant vos données personnelles, ou si vous avez des questions concernant cette Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection des données personnelles, veuillez envoyer un courriel à ofico@ofico.ch ou un courrier au Av. Parc-de-la-Rouvraie 3, 1018 Lausanne.